In linea generale, ricordarsi che:
1) al livello superiore (cioè il record della monografia superiore) si associa una CONSISTENZA, che indica in maniera sintetica quali e quante monografie inferiori sono associate ad una determinata collocazione in biblioteca (ovvero quello che si chiama un singolo esemplare della pubblicazione);
2) al livello inferiore (cioè il record relativo al singolo libro fisico) si associa 2a) un INVENTARIO e 2b) una COLLOCAZIONE;
3) una volta inventariato il singolo volume inferiore, si deve fare l’ASSOCIAZIONE dello specifico inventario alla specifica consistenza della superiore.
Procedura operativa
- FASE 1
- una volta catturato/creato l’intero reticolo (superiore+inferiori), mi posiziono sui Legami documento della superiore
- seleziono Inventari e Documenti
- seleziono Consistenza > Nuova
- do il nome alla consistenza in modo da identificare in modo univoco il singolo esemplare, per es. v. 1-2 / v. 1-4 in custodia / v. 1-3, 5 / v. 1-2, collocati al banco prestiti
- FASE 2
- torno al reticolo dei legami e mi posiziono sui Legami documento della inferiore
- seleziono Inventari e Documenti
- seleziono Nuovo collocato
- al momento di scelta del Livello di collocazione, seleziono la monografia superiore!
- seleziono il tipo di Materiale, Circolazione e Stato Copia come di consueto
- nella Precisazione di inventario, specifico il numero del singolo volume rispetto alla struttura del record a livelli; per es. v. 1 / v. 2.3 / v. 25 / Appendice con indice dei nomi
- compilo i campi Sezione, Collocazione e Specificazione come di consueto, e nel campo Sequenza inserisco il numero del singolo volume rispetto alla struttura del record a livelli; attenzione: se le inferiori sono 9 o meno, compilare la Sequenza con una cifra numerica (1, 2, 3 …) , se le inferiori sono 10 o più, compilare la Sequenza con due cifre numeriche (01, 02 … 10, 11 …) [questo per evitare problemi di ordinamento degli inventari]
- FASE 3
- ritorno alla schermata degli inventari, seleziono l’inventario che voglio associare alla consistenza cliccando sulla casella di spunta a fianco
- seleziono Consistenza
- mi compare la schermata di scelta del livello di definizione della consistenza
- seleziono il nome della consistenza dell’esemplare che voglio associare, e do la conferma
- controllo che l’associazione sia avvenuta correttamente e che compaia il relativo messaggio in verde
Ripetere la FASE 2 e la FASE 3 fino ad esaurimento scorte, ricordando che a partire dalla seconda monografia inferiore dovrò scegliere, in fase di scelta del livello di collocazione, la collocazione che ho dato alla prima monografia inferiore; in questo modo SOL mi chiederà di inserire soltanto il campo Sequenza della mia inferiore, ricavando gli altri automaticamente e velocizzando così l’intera procedura.
